- IOM platformda kişisel verilerinizi neden toplar?
- Kişisel verilerinizi kim işliyor ve kimlerle paylaşılıyor?
- Kişisel olarak tanımlanabilir bilgilerin güvenliği
- Bu gizlilik bildirimindeki değişiklikler
- Haklar ve iletişim bilgileri
- Ayrıcalıklar ve dokunulmazlıklar ve geçerli kanun
- Data Sharing Agreement
- Yürürlük tarihini güncelle
IOM platformda kişisel verilerinizi neden toplar?
PATHS Platformunun konut eşleştirme işlevlerini kullanmak için gerekli kişisel veriler
IOM, bir konut listesine kaydolmak (için) veya bir aracı kuruluştan destek almak için başvurmak üzere PATHS Platformunu kullandığınızda hakkınızda kişisel bilgiler toplayabilir. Aşağıdaki kişisel veri kategorileri gereklidir:
Konut arayan kişiler için:
- İsim ve iletişim bilgileri (e-posta adresi, telefon numarası)
- Konutla ilgili demografik bilgiler: hane halkı büyüklüğü, yaş aralığı, cinsiyet kompozisyonu
- Mevcut konaklama durumu ve ikamet durumu hakkında bilgi (uygunluğu doğrulamak için)
- Konuşulan diller (iletişimi ve uygun eşleştirmeyi desteklemek için)
- Konut tercihleri: konum (bölge), büyüklük, erişilebilirlik ihtiyaçları, bütçe aralığı
Mülk sahipleri veya konut sağlayıcıları için:
- İsim ve iletişim bilgileri (e-posta adresi, telefon numarası)
- Mülk detayları (adres, büyüklük, tip, özellikler, kiralama koşulları)
- Mevcutluk detayları ve kiralama koşulları
- Gerekirse mülk sahipliği veya yönetim bilgileri (sahiplik veya yetki belgesi)
Konut desteği sağlayan STK'lar için:
- Kuruluş adı ve iletişim bilgileri (e-posta adresi, telefon numarası, adres)
- İletişim kişisi bilgileri (isim, rol, e-posta, telefon numarası)
- Faaliyet alanı(alanları) ve sağlanan destek türü (örn.g. sosyal refakat, yasal veya idari yardım, konut arabuluculuğu, diğer destek türleri)
Tüm kullanıcı türleri için:
- Kullanıcı hesap bilgileri (giriş bilgileri, dil tercihi)
- Konut eşleştirme ile ilgili iletişim kayıtları (mesajlar, bildirimler, başvuru ve/veya konut listesinin durumu)
Bize vermeyi seçtiğiniz bilgiler
Bize aşağıdakiler de dahil olmak üzere ek kişisel bilgiler vermeyi seçebilirsiniz:
- Kişisel açıklama ve sağlamak isteyebileceğiniz ek profil bilgileri gibi Ek Profil Bilgileri.
- Sağlamayı seçtiğiniz fotoğraflar veya diğer içerikler gibi kullanıcı tarafından oluşturulan içerik
Otomatik olarak toplanan bilgiler
PatHS Platformunu kullandığınızda, IOM platformun hizmetlerini yönetmeye, korumaya ve geliştirmeye yardımcı olmak için belirli bilgileri otomatik olarak toplar. Bu bilgiler şunları içerebilir:
- Yaptığınız konut aramaları, indirilen dosyalar gibi kullanım bilgileri, erişim tarihleri ve saatleri ve görüntülediğiniz sayfalar veya içerik ve üçüncü taraf uygulamalara tıkladığınız bağlantılar dahil PATHS Platformundaki diğer eylemler
- IP adresi, donanım ve yazılım bilgileri, cihaz bilgileri ve işletim sistemi gibi cihaz bilgileri.
- IOM'nin PATHS platformu için Çerez Politikasında açıklandığı gibi çerezler
Kişisel verilerinizi kim işliyor ve kimlerle paylaşılıyor?
IOM kişisel verileri aşağıdaki amaçlardan biri veya daha fazlası için toplar:
- Kullanıcıların platforma kaydolmasını ve erişmesini sağlamak
- Platformun bütünlüğünü ve güvenliğini sağlamak için kullanıcıların, listelerin ve aracı kuruluşların uygunluğunu ve gerçekliğini doğrulamak.
- Konut arayan mülteciler ile mülk sahipleri veya yöneticileri arasında konum, büyüklük, bütçe, erişilebilirlik ihtiyaçları ve dil uyumluluğu gibi ilgili kriterlere dayalı olarak konut eşleştirmesini etkinleştirin.
- Doğrulanmış bilgilerin ilgili ortaklarla paylaşılması da dahil olmak üzere, STK'ların eşleştirme süreci boyunca mültecilere yardımcı olmasına izin verin (gerektiğinde izin alınarak).
- Konut arama, başvuru ve kiralama sürecini desteklemek için kullanıcılar (hak sahipleri, konut sağlayıcılar ve STK'lar) arasında iletişim ve işbirliğini kolaylaştırmak.
- Kullanıcının tercih ettiği dilde ve bölgede uygun ilanları veya kiracı profillerini görüntülemek gibi kişiselleştirilmiş kullanıcı deneyimleri sağlayın.
- İşlevselliği ve kullanıcı destek hizmetlerini geliştirmek için toplu, anonimleştirilmiş veri analizi yoluyla platform performansını izlemek ve iyileştirmek.
Kişisel veriler yalnızca bu amaçlar için kullanılır ve ticari veya ilgisiz amaçlar için üçüncü taraflarla paylaşılmaz.
Kişisel olarak tanımlanabilir bilgilerin güvenliği
IOM, kullanıcıların kişisel verilerini aşağıdakilerle paylaşabilir:
- Faydalanıcılar ile platform aracılığıyla sunulan konut çözümleri arasındaki eşleştirme sürecini desteklemek için Fedasil ve Orbit vzw başta olmak üzere platform ortak yöneticileri.
- Mülk sahipleri ve STK'lar dahil olmak üzere platformun diğer kayıtlı ve onaylanmış kullanıcıları: kayıtlı kişileri konut listesiyle eşleştirmek, eşleştirme sırasında destek sağlamak, ev sahipleriyle iletişimi kolaylaştırmak ve kira sözleşmeleriyle ilgili destek sağlamak dahil olmak üzere talep edilen hizmetleri sağlamak için.
- Service Providers: IOM'nin, platformun iyileştirilmesini ve/veya bakımını sağlamak ve gerekli teknik desteği sağlamak için bizimle paylaştığınız bazı bilgileri harici hizmet sağlayıcı Assist Asia ile paylaşması gerekebilir.
Bu gizlilik bildirimindeki değişiklikler
PatHS Platformu, sistemlerimizde tutulan bilgileri kötüye kullanım, yetkisiz erişim veya ifşa, değişiklik veya kayıptan korumak için şifreleme ve/veya kimlik doğrulama araçları gibi bir dizi teknoloji ve güvenlik önlemi uygular.
IOM, bize sağladığınız bilgilerin üçüncü taraflarca bu Gizlilik Bildiriminde açıklanan amaçlar dışında kullanılmamasını sağlamak için tüm makul yöntemleri uygulasa da, yetkisiz üçüncü tarafların bu önlemleri asla geçemeyeceğini veya kişisel bilgilerinizi uygunsuz amaçlarla kullanamayacağını garanti edemez. İnternet üzerinden bilgi aktarımının hiçbir zaman tamamen güvenli olmadığını bilmelisiniz. Bu nedenle iletim riski size aittir ve IOM bilgilerin güvenliği konusunda hiçbir sorumluluk kabul etmez. IOM, PATHS Platformunu kullanımınızdan kaynaklanan herhangi bir kayıp veya hasardan sorumlu olmayacaktır (meydana gelebilecek herhangi bir kesinti, gecikme, hata veya veri kaybından, böcek, Virüs, Kötü Amaçlı Kod vb.)
IOM, web sitelerinde bulunan materyallerin herhangi bir yazılım virüsü içermediğinden emin olmak için her türlü çabayı gösterse de, materyallerin herhangi bir veya tüm yazılım virüslerinden arınmış olduğunu garanti edemez. IOM, virüsler ve solucanlar da dahil olmak üzere yazılım ve ilgili kodların neden olduğu herhangi bir kayıp veya hasardan sorumlu değildir
.
Haklar ve iletişim bilgileri
Lütfen bu Gizlilik Bildiriminin zaman zaman değişebileceğini unutmayın. Bir aydan uzun bir süre sonra bu web sitesine geri dönerseniz, lütfen en son güncellemenin ayrıntılarından haberdar olduğunuzu onaylamak için bu Gizlilik Bildirimini kontrol edin. Güncellenmiş bildirim bu sayfada yayınlanacak ve önceki sürümden önemli değişiklikler varsa, daha belirgin bir bildirim sağlanacaktır.
Yeni bir Gizlilik Bildirimi yayınladıktan sonra bu Platformu kullanmaya devam etmeniz, yeni koşulları ve daha önce bize verilen bilgiler de dahil olmak üzere kişisel bilgilerinizin güncellenmiş Gizlilik Bildiriminde açıklanan koşullar altında kullanılmasını kabul ettiğiniz anlamına gelecektir.
Ayrıcalıklar ve dokunulmazlıklar ve geçerli kanun
IOM'den (a) kişisel verilerinizin IOM tarafından işlenmesi hakkında bilgi sahibi olmayı, (b) kişisel verilerinize erişmeyi, (c) kişisel verilerinizi düzeltmeyi ve (d) kişisel verilerinizi silmeyi talep edebilirsiniz.Ayrıca kişisel verilerinizin daha fazla işlenmesine itiraz edebilir ve/veya onayınızı geri çekebilirsiniz. IOM'nin talebinizi değerlendirebilmesi için kimliğinizi doğrulaması gerekecektir ve örneğin emniyet ve güvenlik hususları nedeniyle her zaman buna uyamayabilir. IOM bunu vaka bazında değerlendirecek ve bir kısıtlamanın uygulanabilir olduğu tespit edilirse, bununla ilgili gerekçelerimiz size bildirilecektir. Kişisel verilerinizin IOM tarafından işlenmesine ilişkin şikayetlerinizi de iletebilirsiniz.
Yukarıdaki haklardan herhangi birini kullanabilir, şikayette bulunabilir veya iombelgiumpaths@iom.int adresinden IOM ile iletişime geçerek daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
Data Sharing Agreement
Agreement on the Transfer of Personal Data Between International Organization for Migration (IOM) and all rental applicants, landlords and intermediary organizations on the PATHS digital platform
This Data Transfer Agreement is entered into by the International Organization for Migration, hereinafter referred to as “IOM”, a related organization of the United Nations, acting through its Country Office in Belgium and Luxembourg, Rue Belliard 35, 1000 Brussels, and all rental applicants, landlords, and intermediary organizations, hereinafter referred to as the “Receiving Party.” IOM and the Receiving Party are also referred to individually as a “Party” and collectively as the “Parties”.
- This Agreement aims to govern the sharing of personal data relating to rental applicants, landlords, and intermediary organizations for the purpose of facilitating access to housing through the relevant platform and associated support mechanisms.
- The sharing of personal data is limited to what is strictly necessary to achieve the following objectives;
- Facilitate rental applications and matching processes between beneficiaries and landlords
- Enable landlords to assess the suitability of applicants for rental properties
- Support conclusion and performance of rental agreements
- Enable landlords to assess the suitability of applicants for rental properties.
- Support the conclusion, administration, and performance of rental agreements.
- Enable IOM to analyze collected data for policy development and programmatic improvement, including the identification of housing barriers and enhancement of housing pathways, based exclusively on aggregated and/or anonymized data.
- Allow intermediary non-governmental organizations (NGOs) to support beneficiaries throughout the housing search and rental process, including verification of applicant information, facilitation of communication, mediation with landlords, and provision of administrative or legal assistance where required.
- Ensure the integrity, security, and proper functioning of the platform, including verification of the authenticity and eligibility of users, property listings, and intermediary organizations.
- Provide personalized and relevant housing options based on user-defined preferences, such as household size, accessibility needs, preferred location, and other relevant matching criteria.
- Facilitate communication and coordination among beneficiaries, landlords, NGOs, and platform administrators throughout the housing search, application, and rental lifecycle.
- Enable performance monitoring and service improvement through the analysis of aggregated and anonymized platform usage data, with the objective of improving user experience, accessibility, and operational effectiveness.
- Parties acknowledge that in respect of the selected Personal Data that is processed pursuant to the terms of this Agreement, each Party acts as a Data Controller and at no point do either Party intend to act as a Data Processor on behalf of the other Party or as joint Data Controllers.
DATA TRANSFER
- In accordance with its Data Protection Principles and the provisions of this Agreement, IOM may transfer to the Receiving Party the following categories of personal data relating to applicants, landlords, and authorized users (hereinafter referred to as the “Selected Personal Data”), insofar as such data is strictly necessary for the purposes set out in Article 1:
- Identification and contact details, including name, email address, and telephone number associated with user accounts.
- Demographic information, such as household size, age ranges, and household composition.
- Housing-related information, including current accommodation situation and residency status.
- Language preferences.
- Proof of property ownership provided by landlords for the purpose of listing verification.
- Communication records generated through the platform, including messages, notifications, and application or listing status information.
- Usage data, including search history, pages viewed, downloads, and timestamps, to the extent necessary for platform operation and improvement.
- Technical and device data, such as IP address, hardware and software details, and operating system information, collected for security, access control, and system integrity purposes.
- Cookie data, processed in accordance with the PATHS Cookie Policy.
No personal data shall be transferred or processed beyond what is necessary to achieve the purposes defined in this Agreement.
The Selected Personal Data is transferred by IOM to the Receiving Party exclusively to enable the operational implementation of housing search, matching, and rental support activities under the project.
In particular, the transfer of personal data enables intermediary non‑governmental organizations (NGOs), acting as operational partners, to:
- Verify beneficiary information and eligibility in relation to housing applications.
- Facilitate and support communication between beneficiaries and landlords.
- Assist beneficiaries with rental applications, mediation processes, and procedures related to the conclusion and management of rental agreements.
In addition, co‑administrators of the platform, including Fedasil, Orbit vzw, and other authorized NGOs with platform access, require access to personal data to:
- Validate property listings and ensure the integrity and proper functioning of the platform.
- Coordinate housing solutions and support appropriate matching between beneficiaries and available housing options.
Personal data shared under this Agreement shall not be processed for commercial purposes or for any purposes unrelated to the objectives of the project.
The Selected Personal Data is transferred and made available primarily in electronic format through secure systems and platforms, in accordance with the purposes set out in this Agreement.
Personal data shall be shared only with authorized users and entities, using appropriate technical and organizational measures to ensure confidentiality, integrity, and security.
Format of data sharing: Personal data is stored and shared primarily in electronic format, including but not limited to:
- User profiles, uploaded documents, messages, and application or listing status records.
- Digital logs and system‑generated information necessary for platform operation, security, and oversight.
Paper copies of personal data may be created by external organizations (such as NGOs) solely for case management or operational purposes. Such paper-based processing falls outside the platform’s internal data processing environment and remains subject to the confidentiality and data protection obligations of the respective organization.
Methods of data sharing: Personal data is shared using the following methods:
a) Secure online PATHS platform interface
- Access to personal data is governed by role‑based access controls, ensuring that NGOs, landlords, and co‑administrators access only the information necessary to perform their respective functions.
- Communication, application workflows, and listing management are conducted within the platform through secure internal functionalities.
b) Secure digital transfer to service providers
- Personal data may be transferred to technical service providers exclusively for platform maintenance, hosting, or technical support purposes.
- Such transfers are limited to data strictly necessary for these activities and are subject to appropriate confidentiality and security obligations.
c) Internal secure systems of authorized partners (IOM, Fedasil, Orbit vzw)
- Used for verification activities, matching coordination, monitoring, and oversight related to the project.
All transfers are protected by appropriate technical safeguards, including encryption, authentication mechanisms, and access controls.
OBLIGATIONS: Each Party warrants that it shall process personal data in accordance with its applicable data protection framework.
Obligations of the Receiving Party
- The Receiving Party warrants that it shall comply with the data protection safeguards outlined in this Agreement. In particular, the Receiving Party undertakes to:
- Use the selected Personal Data it receives from IOM exclusively for the specified purpose of transfer mentioned in Article 2.2. The Receiving Party shall make no other use of the selected Personal Data under the Agreement without IOM’s prior written consent.
- Implement and maintain technical and organizational measures to safeguard the security of the selected Personal Data and protect its confidentiality, integrity, and availability. Such measures must be proportionate to the sensitivity of the selected Personal Data.
- Maintain strict standards of confidentiality, employ appropriate access control measures and ensure that all transmissions of the selected Personal Data are encrypted.
- Take all reasonable steps to limit the access to the selected Personal Data on a strictly applied “need to know” basis to its authorized employees and agents.
- Take all reasonable steps to ensure that all its employees, agents and subcontractors abide by the confidentiality obligations under this Agreement.
- Prohibit any processing of the selected Personal Data which is not in accordance with the terms of this Agreement.
- Not further process, disclose, publish or transmit the selected Personal Data to any third party, without the prior written permission of IOM.
- Retain the selected Personal Data only to the extent, and in such a manner, that is necessary to fulfill the specified purpose(s) of transfer.
- Respect the rights of Data Subjects to access, correction, deletion, objection, and information regarding the processing of their Personal Data as per the obligations set out in the Receiving Party’s applicable data protection framework.
- Immediately notify IOM in writing upon becoming aware of any actual or suspected Personal Data Breach in respect of the selected Personal Data, in particular if the data breach is likely to result in personal injury or harm to the Data Subjects.
Dispute resolution:
- Any dispute, controversy or claim arising out of or in relation to this Agreement, or the breach, termination or invalidity thereof, shall be settled amicably by negotiation between the Parties.
- In the event that the dispute, controversy or claim is not resolved by negotiation within 3 (three) months of receipt of the notice from one Party of the existence of such dispute, controversy or claim, either Party may request that it be submitted to mediation in accordance with the UNCITRAL Mediation Rules in effect at the time of the dispute.
- In the event that mediation is not successful, either Party may submit the dispute, controversy or claim to arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules in effect at the time of the dispute no later than 3 (three) months following the date of termination of the mediation as per Article 9 of the UNCITRAL Mediation Rules. The number of arbitrators shall be one and the language to be used in the arbitral proceedings shall be English. The appointing authority shall be the Secretary General of the Permanent Court of Arbitration. The arbitral tribunal shall have no authority to award punitive damages. The seat of the arbitration shall be Geneva, Switzerland.
- All aspects of the dispute resolution as per paragraphs 1 to 3 of this Article shall be treated as confidential by the Parties and all others involved.
- The present Agreement as well as the arbitration agreement above shall be governed by the terms of the present Agreement and supplemented by internationally accepted general principles of law (including the UNIDROIT Principles of International Commercial Contracts) for issues not covered by the Agreement, to the exclusion of any single national system of law that would defer the Agreement to the laws of any given jurisdiction.
- This Article survives the expiration or termination of the present Agreement.
Use of IOM Name: The official logo and name of IOM may only be used by the Receiving Party in connection with this Agreement and with the prior written approval of IOM.
Status of IOM: Nothing in or relating to the Agreement shall be deemed a waiver, express or implied, of any of the privileges and immunities of the International Organization for Migration as an intergovernmental organization.
Breach of Agreement: The Parties acknowledge and agree that any breach of confidentiality obligations under this Agreement shall cause IOM and IOM beneficiaries substantial and irreparable damage. If the Receiving Party makes or threatens such breach in violation of this Agreement, IOM shall be entitled to immediate injunctive relief, or any other remedy available.
Assignment: The Receiving Party shall not assign any rights or obligations arising under this Agreement in part or all, unless specifically authorized by IOM in writing in advance.
Term and Termination: This Agreement may be terminated by one (1) months’ written notice to the other Party. However, where the Receiving Party is in breach of any of the terms and conditions of this Agreement, IOM may terminate the Agreement with immediate effect.
Severability: If any part of this Agreement is found to be invalid or unenforceable, that part will be severed from this Agreement and the remainder of the Agreement shall remain in full force.
Entirety: This Agreement embodies the entire agreement between the Parties and supersedes all prior agreements and understandings, if any, relating to the subject matter of this Agreement.
Yürürlük tarihini güncelle
Bu Gizlilik Bildirimindeki hiçbir husus, IOM'nin ayrıcalıklarından veya dokunulmazlıklarından feragat ettiği veya bu Gizlilik Bildiriminden kaynaklanan anlaşmazlıklar konusunda herhangi bir ülkenin mahkemelerinin yargı yetkisini kabul ettiği şeklinde yorumlanmayacaktır. IOM'nin kişisel verilerinizi işlemesinin, herhangi bir ulusal veya bölgesel hukuk sistemi hariç olmak üzere, IOM'nin düzenlemeleri, kuralları ve politikaları tarafından yönetildiğini anlıyorsunuz.
Bu Gizlilik Bildirimi 1 Aralık 2025 tarihinden itibaren geçerlidir.
