Privacybeleid

Welke persoonlijke gegevens verzamelen we, en hoe?

Persoonsgegevens die nodig zijn om de woning-matching functionaliteiten van het PATHS Platform te gebruiken

IOM kan persoonsgegevens over je verzamelen wanneer je het PATHS Platform gebruikt om je in te schrijven (voor) een woningoptie of om ondersteuning aan te vragen bij een NGO. De volgende categorieën persoonsgegevens zijn vereist:

Voor personen die op zoek zijn naar huisvesting:

Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)

Demografische informatie met betrekking tot huisvesting: grootte huishouden, leeftijdsgroep, geslachtssamenstelling

Informatie over huidige woonsituatie en verblijfsstatus (om geschiktheid te verifiëren)

Talen die gesproken worden (ter ondersteuning van communicatie en geschikte matching)

Woningvoorkeuren: locatie (regio), grootte, toegankelijkheidsbehoeften, beschikbaar budget

Voor eigenaars of woningaanbieders:

Naam-en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)

Woninggegevens (adres, grootte, type, kenmerken, huurvoorwaarden)

Beschikbaarheidsgegevens en huurvoorkeuren

Eigendoms- of managementinformatie (eigendomsbewijs of mandaat) indien nodig

Voor NGO's die huisvestingsondersteuning bieden:

Organisatienaam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, adres)

Contactgegevens (naam, functie, e-mail, telefoonnummer)

Werkgebied(en) en type ondersteuning (bijv. sociale begeleiding, juridische of administratieve bijstand, woonbemiddeling, andere vormen van ondersteuning)

Voor alle soorten gebruikers:

Gebruikersgegevens (inloggegevens, taalvoorkeur)

Communicatiemiddelen met betrekking tot woning-matching (berichten, meldingen, status van de aanvraag en/of woningvermelding)

Informatie die u met ons wil delen

U kunt ervoor kiezen om aanvullende persoonlijke gegevens te verstrekken, waaronder:

Aanvullende profielinformatie zoals persoonlijke beschrijving en eventuele aanvullende profielinformatie die u wilt verstrekken.

Gegenereerde inhoud zoals foto's of andere inhoud die u wenst te verstrekken

Automatisch verzamelde informatie

Wanneer u het PATHS Platform gebruikt, verzamelt IOM automatisch bepaalde informatie om de diensten van het platform te helpen beheren, beschermen en verbeteren. Deze informatie kan bestaan uit:

Gebruiksinformatie zoals zoekopdrachten naar huisvestingsopties die u heeft gemaakt, gedownloade bestanden, toegangsdata en -tijden en andere acties op het PATHS Platform inclusief de pagina's of content die u bekijkt en links die u aanklikt naar applicaties van derden

Apparaat informatie zoals IP-adres, hardware en software informatie, apparaat informatie en besturingssysteem.

Cookies zoals beschreven in IOM's Cookiebeleid voor het PATHS platform

Waarom verzamelt IOM uw persoonsgegevens op het platform?

IOM verzamelt persoonsgegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

• Gebruikers in staat stellen zich te registreren en toegang te krijgen tot het platform
• Verifiëren van geschiktheid en authenticiteit van gebruikers, listings en bemiddelingsorganisaties om de integriteit en veiligheid van het platform te waarborgen.
• Huisvesting mogelijk maken voor vluchtelingen die op zoek zijn naar huisvesting en vastgoedeigenaren of -beheerders, op basis van relevante criteria zoals locatie, grootte, budget, toegankelijkheidsbehoeften en taalcompatibiliteit.
• Tussenliggende non-profitorganisaties toestaan om vluchtelingen bij te staan tijdens het matchingsproces, onder meer door geverifieerde informatie te delen met relevante partners (met toestemming indien vereist).
• Makkelijker maken van communicatie en samenwerking tussen gebruikers (personen, huisvestingsaanbieders en bemiddelende non-profitorganisaties) ter ondersteuning van het proces van zoeken, aanvragen en huren van huisvesting.
• Personaliseerde gebruikerservaringen bieden, zoals het weergeven van geschikte aanbiedingen of huurdersprofielen in de voorkeurstaal en -regio van de gebruiker.
• Prestaties van het platform bewaken en verbeteren door middel van geaggregeerde, geanonimiseerde gegevensanalyse om de functionaliteit en gebruikersondersteuningsservices te verbeteren.

Persoonlijke gegevens worden uitsluitend voor deze doeleinden gebruikt en worden niet met derden gedeeld voor commerciële of niet-gerelateerde doeleinden.

Wie verwerkt uw persoonlijke gegevens en met wie worden ze gedeeld?

IOM kan de persoonsgegevens van gebruikers delen met:

• Medebeheerders van het platform, met name Fedasil en Orbit vzw, ter ondersteuning van het matchingsproces tussen begunstigden en huisvestingsoplossingen die via het platform beschikbaar worden gesteld.
• Andere geregistreerde en gevalideerde gebruikers van het platform, waaronder vastgoedeigenaren en bemiddelingsorganisaties: om de gevraagde diensten te verlenen, waaronder het koppelen van geregistreerde personen aan de woning, ondersteuning te bieden tijdens het koppelen, de communicatie met verhuurders te vergemakkelijken en ondersteuning te bieden bij het opstellen van huurovereenkomsten.
• Service Providers: Het is mogelijk dat IOM bepaalde informatie die u met ons heeft gedeeld, moet delen met de externe serviceprovider Assist Asia om de verbetering en/of het onderhoud van het platform te waarborgen en om eventueel vereiste technische ondersteuning te bieden.

Beveiliging van persoonlijk identificeerbare informatie

Het PATHS Platform maakt gebruik van een reeks technologieën en beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie en/of authenticatie tools, om de informatie die op onze systemen wordt bewaard te beschermen tegen misbruik, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking, wijziging of verlies.

Hoewel IOM alle redelijke middelen aanwendt om ervoor te zorgen dat de informatie die u ons verstrekt niet door derden wordt gebruikt voor andere doeleinden dan die welke in deze Privacyverklaring worden beschreven, kan IOM niet garanderen dat onbevoegde derden nooit in staat zullen zijn deze maatregelen te omzeilen of uw persoonlijke informatie voor oneigenlijke doeleinden zullen gebruiken. U dient zich ervan bewust te zijn dat geen enkele overdracht van informatie via het Internet ooit volledig veilig is. Het verzenden van informatie is daarom op eigen risico en IOM aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de veiligheid van de informatie. IOM is niet aansprakelijk voor verlies of schade als gevolg van uw gebruik van het PATHS Platform (inclusief aansprakelijkheid als gevolg van eventuele onderbrekingen, vertragingen, fouten of verloren gegevens).

Bugs, virussen, kwaadaardige code, enz.

Hoewel IOM alles in het werk stelt om ervoor te zorgen dat het materiaal op haar websites vrij is van softwarevirussen, kan zij niet garanderen dat het materiaal vrij is van softwarevirussen. IOM is niet verantwoordelijk voor verlies of schade veroorzaakt door software en gerelateerde codes, inclusief virussen en wormen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Let op: deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Als u deze website na een periode van meer dan een maand opnieuw bezoekt, controleert u deze Privacykennisgeving om te controleren of u op de hoogte bent van de details van de meest recente bijwerking. De bijgewerkte kennisgeving wordt op deze pagina geplaatst en als er belangrijke wijzigingen zijn ten opzichte van de vorige versie, wordt er een meer opvallende kennisgeving geplaatst.

Door dit Platform te blijven gebruiken nadat we een nieuwe Privacykennisgeving hebben geplaatst, aanvaardt u de nieuwe voorwaarden en het gebruik van uw persoonlijke gegevens, met inbegrip van eerder aan ons verstrekte gegevens, onder de voorwaarden die zijn beschreven in de bijgewerkte Privacykennisgeving.

Rechten en contactgegevens

U kunt IOM verzoeken om (a) informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door IOM, (b) inzage in uw persoonsgegevens, (c) correctie van uw persoonsgegevens, en (d) verwijdering van uw persoonsgegevens.U kunt ook bezwaar maken tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens en/of uw toestemming intrekken. IOM zal uw identiteit moeten verifiëren om uw verzoek te kunnen beoordelen en kan niet altijd aan uw verzoek voldoen, bijvoorbeeld om veiligheidsredenen. IOM beoordeelt dit van geval tot geval en als een beperking van toepassing blijkt te zijn, wordt u op de hoogte gesteld van de redenering die wij hiervoor hebben. Ook kunt u klachten indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens door IOM.

U kunt een van bovenstaande rechten uitoefenen, een klacht indienen of nadere informatie verkrijgen door contact op te nemen met IOM via iombelgiumpaths@iom.int.

Data Sharing Agreement

Agreement on the Transfer of Personal Data Between International Organization for Migration (IOM) and all rental applicants, landlords and intermediary organizations on the PATHS digital platform 

This Data Transfer Agreement is entered into by the International Organization for Migration, hereinafter referred to as “IOM”, a related organization of the United Nations, acting through its Country Office in Belgium and Luxembourg, Rue Belliard 35, 1000 Brussels, and all rental applicants, landlords, and intermediary organizations, hereinafter referred to as the “Receiving Party.” IOM and the Receiving Party are also referred to individually as a “Party” and collectively as the “Parties”. 

1. This Agreement aims to govern the sharing of personal data relating to rental applicants, landlords, and intermediary organizations for the purpose of facilitating access to housing through the relevant platform and associated support mechanisms. 
2.  The sharing of personal data is limited to what is strictly necessary to achieve the following objectives;  
   • Facilitate rental applications and matching processes between beneficiaries and landlords 
   • Enable landlords to assess the suitability of applicants for rental properties 
   • Support conclusion and performance of rental agreements 
   • Enable landlords to assess the suitability of applicants for rental properties. 
   • Support the conclusion, administration, and performance of rental agreements. 
   • Enable IOM to analyze collected data for policy development and programmatic improvement, including the identification of housing barriers and enhancement of housing pathways, based exclusively on aggregated and/or anonymized data. 
   • Allow intermediary non-governmental organizations (NGOs) to support beneficiaries throughout the housing search and rental process, including verification of applicant information, facilitation of communication, mediation with landlords, and provision of administrative or legal assistance where required. 
   • Ensure the integrity, security, and proper functioning of the platform, including verification of the authenticity and eligibility of users, property listings, and intermediary organizations. 
   • Provide personalized and relevant housing options based on user-defined preferences, such as household size, accessibility needs, preferred location, and other relevant matching criteria. 
   • Facilitate communication and coordination among beneficiaries, landlords, NGOs, and platform administrators throughout the housing search, application, and rental lifecycle. 
   • Enable performance monitoring and service improvement through the analysis of aggregated and anonymized platform usage data, with the objective of improving user experience, accessibility, and operational effectiveness. 
3. Parties acknowledge that in respect of the selected Personal Data that is processed pursuant to the terms of this Agreement, each Party acts as a Data Controller and at no point do either Party intend to act as a Data Processor on behalf of the other Party or as joint Data Controllers.  

DATA TRANSFER 

1. In accordance with its Data Protection Principles and the provisions of this Agreement, IOM may transfer to the Receiving Party the following categories of personal data relating to applicants, landlords, and authorized users (hereinafter referred to as the “Selected Personal Data”), insofar as such data is strictly necessary for the purposes set out in Article 1: 
   • Identification and contact details, including name, email address, and telephone number associated with user accounts. 
   • Demographic information, such as household size, age ranges, and household composition. 
   • Housing-related information, including current accommodation situation and residency status. 
   • Language preferences. 
   • Proof of property ownership provided by landlords for the purpose of listing verification. 
   • Communication records generated through the platform, including messages, notifications, and application or listing status information. 
   • Usage data, including search history, pages viewed, downloads, and timestamps, to the extent necessary for platform operation and improvement. 
   • Technical and device data, such as IP address, hardware and software details, and operating system information, collected for security, access control, and system integrity purposes. 
   • Cookie data, processed in accordance with the PATHS Cookie Policy. 

No personal data shall be transferred or processed beyond what is necessary to achieve the purposes defined in this Agreement. 

The Selected Personal Data is transferred by IOM to the Receiving Party exclusively to enable the operational implementation of housing search, matching, and rental support activities under the project. 

In particular, the transfer of personal data enables intermediary non‑governmental organizations (NGOs), acting as operational partners, to: 

• Verify beneficiary information and eligibility in relation to housing applications. 
• Facilitate and support communication between beneficiaries and landlords. 
• Assist beneficiaries with rental applications, mediation processes, and procedures related to the conclusion and management of rental agreements. 

In addition, co‑administrators of the platform, including Fedasil, Orbit vzw, and other authorized NGOs with platform access, require access to personal data to: 

• Validate property listings and ensure the integrity and proper functioning of the platform. 
• Coordinate housing solutions and support appropriate matching between beneficiaries and available housing options. 

Personal data shared under this Agreement shall not be processed for commercial purposes or for any purposes unrelated to the objectives of the project. 

The Selected Personal Data is transferred and made available primarily in electronic format through secure systems and platforms, in accordance with the purposes set out in this Agreement. 

Personal data shall be shared only with authorized users and entities, using appropriate technical and organizational measures to ensure confidentiality, integrity, and security. 

Format of data sharing: Personal data is stored and shared primarily in electronic format, including but not limited to: 

• User profiles, uploaded documents, messages, and application or listing status records. 
• Digital logs and system‑generated information necessary for platform operation, security, and oversight. 

Paper copies of personal data may be created by external organizations (such as NGOs) solely for case management or operational purposes. Such paper-based processing falls outside the platform’s internal data processing environment and remains subject to the confidentiality and data protection obligations of the respective organization. 

Methods of data sharing:  Personal data is shared using the following methods: 

a) Secure online PATHS platform interface 

• Access to personal data is governed by role‑based access controls, ensuring that NGOs, landlords, and co‑administrators access only the information necessary to perform their respective functions. 
• Communication, application workflows, and listing management are conducted within the platform through secure internal functionalities. 

b) Secure digital transfer to service providers 

• Personal data may be transferred to technical service providers exclusively for platform maintenance, hosting, or technical support purposes. 
• Such transfers are limited to data strictly necessary for these activities and are subject to appropriate confidentiality and security obligations. 

c) Internal secure systems of authorized partners (IOM, Fedasil, Orbit vzw) 

• Used for verification activities, matching coordination, monitoring, and oversight related to the project. 

• All transfers are protected by appropriate technical safeguards, including encryption, authentication mechanisms, and access controls. 

   

OBLIGATIONS: Each Party warrants that it shall process personal data in accordance with its applicable data protection framework. 

Obligations of the Receiving Party 

1. The Receiving Party warrants that it shall comply with the data protection safeguards outlined in this Agreement. In particular, the Receiving Party undertakes to: 
2. Use the selected Personal Data it receives from IOM exclusively for the specified purpose of transfer mentioned in Article 2.2. The Receiving Party shall make no other use of the selected Personal Data under the Agreement without IOM’s prior written consent. 
3. Implement and maintain technical and organizational measures to safeguard the security of the selected Personal Data and protect its confidentiality, integrity, and availability. Such measures must be proportionate to the sensitivity of the selected Personal Data.  
4. Maintain strict standards of confidentiality, employ appropriate access control measures and ensure that all transmissions of the selected Personal Data are encrypted. 
5. Take all reasonable steps to limit the access to the selected Personal Data on a strictly applied “need to know” basis to its authorized employees and agents.   
6. Take all reasonable steps to ensure that all its employees, agents and subcontractors abide by the confidentiality obligations under this Agreement. 
7. Prohibit any processing of the selected Personal Data which is not in accordance with the terms of this Agreement.  
8. Not further process, disclose, publish or transmit the selected Personal Data to any third party, without the prior written permission of IOM.  
9. Retain the selected Personal Data only to the extent, and in such a manner, that is necessary to fulfill the specified purpose(s) of transfer.  
10. Respect the rights of Data Subjects to access, correction, deletion, objection, and information regarding the processing of their Personal Data as per the obligations set out in the Receiving Party’s applicable data protection framework. 
11. Immediately notify IOM in writing upon becoming aware of any actual or suspected Personal Data Breach in respect of the selected Personal Data, in particular if the data breach is likely to result in personal injury or harm to the Data Subjects.  

Dispute resolution: 

1. Any dispute, controversy or claim arising out of or in relation to this Agreement, or the breach, termination or invalidity thereof, shall be settled amicably by negotiation between the Parties. 
2. In the event that the dispute, controversy or claim is not resolved by negotiation within 3 (three) months of receipt of the notice from one Party of the existence of such dispute, controversy or claim, either Party may request that it be submitted to mediation in accordance with the UNCITRAL Mediation Rules in effect at the time of the dispute. 
3. In the event that mediation is not successful, either Party may submit the dispute, controversy or claim to arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules in effect at the time of the dispute no later than 3 (three) months following the date of termination of the mediation as per Article 9 of the UNCITRAL Mediation Rules. The number of arbitrators shall be one and the language to be used in the arbitral proceedings shall be English. The appointing authority shall be the Secretary General of the Permanent Court of Arbitration. The arbitral tribunal shall have no authority to award punitive damages.  The seat of the arbitration shall be Geneva, Switzerland. 
4. All aspects of the dispute resolution as per paragraphs 1 to 3 of this Article shall be treated as confidential by the Parties and all others involved.  
5. The present Agreement as well as the arbitration agreement above shall be governed by the terms of the present Agreement and supplemented by internationally accepted general principles of law (including the UNIDROIT Principles of International Commercial Contracts) for issues not covered by the Agreement, to the exclusion of any single national system of law that would defer the Agreement to the laws of any given jurisdiction.   
6. This Article survives the expiration or termination of the present Agreement. 

Use of IOM Name: The official logo and name of IOM may only be used by the Receiving Party in connection with this Agreement and with the prior written approval of IOM. 

Status of IOM: Nothing in or relating to the Agreement shall be deemed a waiver, express or implied, of any of the privileges and immunities of the International Organization for Migration as an intergovernmental organization. 

Breach of Agreement: The Parties acknowledge and agree that any breach of confidentiality obligations under this Agreement shall cause IOM and IOM beneficiaries substantial and irreparable damage.  If the Receiving Party makes or threatens such breach in violation of this Agreement, IOM shall be entitled to immediate injunctive relief, or any other remedy available. 

Assignment: The Receiving Party shall not assign any rights or obligations arising under this Agreement in part or all, unless specifically authorized by IOM in writing in advance.   

Term and Termination: This Agreement may be terminated by one (1) months’ written notice to the other Party. However, where the Receiving Party is in breach of any of the terms and conditions of this Agreement, IOM may terminate the Agreement with immediate effect. 

Severability: If any part of this Agreement is found to be invalid or unenforceable, that part will be severed from this Agreement and the remainder of the Agreement shall remain in full force. 

Entirety: This Agreement embodies the entire agreement between the Parties and supersedes all prior agreements and understandings, if any, relating to the subject matter of this Agreement. 

Voorrechten en immuniteiten en toepasselijk recht

niets in deze Privacymededeling mag worden geïnterpreteerd als een verklaring van afstand van de voorrechten of immuniteiten van IOM, noch als aanvaarding van de jurisdictie van de rechtbanken van om het even welk land over geschillen die voortvloeien uit deze Privacymededeling. U begrijpt dat de verwerking van uw persoonsgegevens door IOM onderworpen is aan de reglementen, regels en het beleid van IOM, met uitsluiting van elk nationaal of regionaal rechtsstelsel.

Datum bijwerken

Deze Privacyverklaring is van kracht vanaf 1 december 2025.